koordinasian (Actuating)
Koordinasi
Koordinasi berasal dari kata bahasa
Inggris coordination
yang berarti being co-ordinate, yaitu adanya koordinat yang bersamaan
dari dua
garis dalam bidang datar, yang dapat diartikan bahwa dua garis yang
berpotongan
pada koordinat tertentu.
Koordinasi adalah
proses
pengintegrasian tujuan dan kegiatan pada satuan yang terpisah pada
suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.
Kebutuhan
akan koordinasi
Untuk
melihat kemampuan seorang manajer sebagai
pemimpin ( atasan ) dalam melakukan koordinasi dilihat dari besar
kecilnya jumlah bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya, yang dikenal
sebagai
rentang manajemen. Koodinasi dibutuhkan sekali oleh para
karyawannya,sebab
tanpa koordinasi setiap karyawan tidak mempunyai pegangan mana yang
harus
diikuti, sehingga akan merugikan organisasi itu sendiri.
Dengan
koordinasi diharapkan keharmonisan atau
keserasian seluruh kegiatan untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
Sehingga
tiap departemen atau perusahaan atau bagian menjadi seimbang dan
selaras.
Koordinasi merupakan usaha untuk menciptakan keadaan yang berupa tiga
S,yaitu
serasi,selaras dan seimbang. Kebutuhan koordinasi tergantung pada sifat
dan
kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat ketergantungan
dari
tiap satuan pelaksanaan.
Prinsip
rentang manajemen berkaitan erat dengan
jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh manajer atau
atasan.
Antara rentang manajemen dan koordinasi saling berhubungan erat. Ada
anggapan
bahwa semakin besar jumlah rentangan semakin sulit untuk
mengkoordinasikan
kegiatan bawahan secara efektif.
Koordinasi berkaitan dengan saling
ketergantungan dalam sistem manajemen. Menurut James
D.
Thompson (Handoko, 2003:196), terdapat 3 (tiga) macam saling
ketergantungan
di antara satuan-satuan organisasi, yaitu:
- Saling ketergantungan yang
menyatu (pooled interdependence), bila satuan-satuan organisasi
tidak
saling tergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan kegiatan
harian
tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang
memuaskan
untuk suatu hasil akhir.
- Saling ketergantungan yang
berurutan (sequential interdependece), di mana suatu satuan
organisasi
harus melakukan pekerjaannya terlebih dulu sebelum satuan yang lain
dapat
bekerja.
- Saling ketergantungan timbal
balik (reciprocal interdependence), merupakan hubungan memberi dan
menerima antar satuan organisasi.
Masalah-Masalah
dalam Koordinasi
Peningkatan spesialisasi akan menaikkan
kebutuhan akan
koordinasi. Tetapi semakin besar derajat spesialisasi, semakin sulit
bagi
manajer untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan khusus dari
satuan-satuan
yang berbeda.
Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch (Handoko,
2003:197)
mengungkapkan 4 (empat) tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja yang
mempersulit tugas pengkoordinasian, yaitu:
a.
Perbedaan
dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.
Para anggota dari departemen yang berbeda
mengembangkan pandangan mereka
sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang
baik.
Misalnya bagian penjualan menganggap bahwa diversifikasi produk harus
lebih
diutamakan daripada kualtias produk. Bagian akuntansi melihat
pengendalian
biaya sebagai faktor paling penting sukses organisasi.
b. Perbedaan
dalam orientasi waktu.
Manajer produksi akan lebih
memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam
periode
waktu pendek. Biasanya bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat
dengan
masalah-masalah jangka panjang.
c. Perbedaan
dalam orientasi antar-pribadi.
Kegiatan produksi memerlukan
komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar,
sedang
bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap
orang
dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.
d.
Perbedaan dalam formalitas struktur.
Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin
mempunyai
metode-metode dan standar yang berbeda untuk mengevaluasi program
terhadap
tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.
Pendekatan-pendekatan untuk Pencapaian
Koordinasi yang Efektif
Komunikasi
adalah kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung
tergantung pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi. Semakin
besar
ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, semakin membutuhkan informasi.
Pada
dasarnya koordinasi merupakan pemrosesan informasi.
Tiga Pendekatan untuk pencapaian koordinasi
yang efektif:
1. Pendekatan Pertama: TEKNIK-TEKNIK MANAJEMEN DASAR
1. Pendekatan Pertama: TEKNIK-TEKNIK MANAJEMEN DASAR
Dengan mempergunakan
teknik-teknik manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana dan tujuan
sebagai
pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan
prosedur-prosedur.
2. Pendekatan Kedua: MENINGKATKAN KOORDINASI POTENSIAL
2. Pendekatan Kedua: MENINGKATKAN KOORDINASI POTENSIAL
Menjadi diperlukan bila
bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih
luas dalam
ukuran dan fungsi.
3. Pendekatan Ketiga: MENGURANGI KEBUTUHAN AKAN KOORDINASI
3. Pendekatan Ketiga: MENGURANGI KEBUTUHAN AKAN KOORDINASI
Dalam beberapa situasi adalah
tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini
dapat
dilakukan dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya untuk
satuan-satuan
organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan organisasi agar
tugas-tugas
dapat berdiri sendiri.
Mekanisme –
Mekanisme Pengkoordinasian Dasar
Dalam pengkoordinasian dasar kita
harus mengetahui Mekanisme-mekanisme apa saja yg harus di perhatikan
1. Hirarki manajerial.
Rantai perintah, aliran informasi
dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas
yang
jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta
dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
2. Aturan dan prosedur.
Adalah keputusan-keputusan manajerial yang
dibuat untuk menangani
kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang
efisien
untuk koordinasi dan pengawasan rutin.
3. Rencana dan penetapan tujuan.
Pengembangannya dapat digunakan untuk
pengoordinasian melalui pengarah
seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini
diperlukan
bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh informasi
yang
dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan
oraganisasi.
Meningkatkan
koordinasi potensial
bila tiap
bagian saling tergantung satu dengan lainnya serta lebih luas dalam ukuran
dan fungsi. Koordinasi ini dapat ditingkatkan dengan melalui dua cara,
yaitu
1. Sistem
informasi vertikal, penyaluran data-data melalui
tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi ini bisa di dalam atau diluar
rantai
perintah.
2. Hubungan
lateral (horizontal), dengan membiarkan informasi dipertukarkan
dan keputusan dibuat pada tingkat dimana informasi diperlukan. Ada
beberapa
hubungan lateral
a. Hubungan
langsung
b. Hubungan
kelompok langsung
c. Hubungan
silang
Pengurangan kebutuhan
Akan Koordinasi
Mengurangi kebutuhan
akan koordinasi, ada dua metode
pengurangan kebutuhan koordinasi, yaitu :
1.
Penciptaan sumberdaya tambahan yang memberikan kelonggaran bagi satuan
kerja,
misalnya penambahan tenaga kerja, bahan dasar dan pembantu, modal,
pengurangan
tugas dan masalah-masalah yang timbul sekarang.
2.
Penciptaan tugas – tugas yang dapat berdiri sendiri, dengan cara
mengubah
karakter satuan organisasi.
sumber :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar